Tổ chức sự kiện ngoài trời

Để giúp bạn có được những chuẩn bị căn bản tốt nhất để tạo nên một sự kiện ngoài trời đặc biệt thành công thì bài viết sau đây của chúng tôi sẽ giúp bạn có được những thông tin căn bản và quan trọng nhất khi bắt đầu phương án triển khai một sự kiện ngoài trời.

Bất kỳ một sự kiện nào để có được sự thành công tốt nhất chắc chắn đều phải được chuẩn bị kỹ càng dù là sự kiện bên trong hay bên ngoài trời từ ý tưởng, thiết kế, nội dung concept chương trình, cho tới kịch bản cụ thể chạy chương trình,...Tuy nhiên ngoài những điều đó thì việc cự kỳ quan trọng đặc biệt không thể thiếu chính là: Lựa chọn địa điểm, lắp đặt trang trí không gian, lựa chọn hệ thống âm thanh - ánh sáng sao cho phù hợp và phải đảm bảo được an ninh cũng như xử lý được các tình huống ngẫu nhiên. Đây là những yếu tố cực kỳ quan trọng nhất là đối với 1 sự kiện ngoài trời.

Địa điểm

Địa điểm là một trong những yếu tố đầu tiên mà chúng ta phải lựa chọn được. Một địa điểm đẹp là một địa điểm bằng phẳng, có thể lắp đặt dàn dựng theo đúng ý tưởng thiết kế và có không gian phù hợp với chương trình, có diện tích đáp ứng được số lượng khách tham gia chương trình. Đặc biệt trong phần lựa chọn địa điểm nay ta không chỉ lưu ý đến địa điểm cho không gian sự kiện diễn ra mà ta còn phải tính đến điểm gửi xe cho ngần đấy số lượng khách. Thông thường đối với các sự kiện được tổ chức ở không gian bên trong các nhà hàng, khách sạn, trung tâm - hội nghị thì ta sẽ không phải quá lo lắng về địa điểm gửi xe vì tại các điểm đó đã được xây dựng không gian để xe rộng dãi ở các tầng hầm. Tuy nhiên, đối với sự kiện ngoài trời, thì thường sẽ không có không gian gửi xe nên bạn cần phải tính toán và lựa chọn thật kỹ sao cho phù hợp nhất.

Âm thanh - Ánh sáng

Sự kiện ngoài trời là sự kiện với không gian mở, thường rộng và thoáng do đó hệ thống âm thanh ánh sáng sẽ có công suất cao hơn so với sự kiện bên trong có cùng quy mô. Do vậy nên để đảm bảo có được một hệ thống âm thanh ánh sáng tốt bạn cần phải lựa chọn dàn âm thanh chất lượng tốt hơn với công suất cao để đảm bảo âm thanh ánh sáng có thể lan tỏa ra đủ không gian sự kiện của bạn.

Trang trí

Có thể nói trang trí là một trong những phần rất quan trọng vì nó tạo nên tính thẩm mỹ cho chương trình. Một chương trình có tính thẩm mỹ cao chắc chắn sẽ gây được ấn tương, đó cũng chính là điểm đánh giá đầu tiên của đối tác khách hàng vì khi họ đến tham gia sự kiện điểm đầu tiên họ quan tâm và nhìn nhận chính là cách trang trí, thiết kế không gian. Và để có thể truyền tại được đúng thông điệp của sự kiện thì trang trí thiết kế phải bám sát concept ý tưởng. Có như vậy mới có thể truyền tải tới khách hàng một cách tốt nhất về thông điệp và sự kiện của bạn.

An ninh trật tự

Có thể nói, đối với các sự kiện ngoài trời hạn chế rất lớn trong việc an ninh trật tự. Vì nó là không gian mở với diện tích rộng, nhất là với những chương trình lớn làm sao có thể đảm bảo được an ninh trật tự là một bài toán rất khó vì đông người, không gian mở ta rất khó kiểm soát. Do vậy nên, việc sắp xếp đảm bảo đội ngũ an ninh ở tất cả các khu vực trong sự kiện là điều khó thể bỏ qua.

Xây dựng các phương an dự phòng

Sự kiện ngoài trời là sự kiện có thể nói có nhiều rủi ro nhất, vì nó bị ảnh hưởng bởi rất nhiều những tác động bên ngoài đến từ thời tiết, địa hình,....Thông thường sự kiện ngoài trời ta sẽ gặp phải chuyên nắng mưa thất thương vượt ngoài dự đoán của chúng ta. Do vậy nên để đảm bảo chắc chắn nhất thì việc lắp đặt hệ thống dàn giáo, mái tre là điều không thể bỏ qua. Có như vậy mới có thể đảm bảo được  dù nắng mới thất thương ở trong tình huống cho phép ta vẫn có thể đảm bảo sự kiện vẫn diễn ra được.

Đối với các sự kiện ngoài trời mùa hè thới tiết nắng nóng oi bức cao thì chúng ta đặc biệt nên chú ý đên việc lựa chọn hệ thống điều hòa, hệ thống quạt để đảm bảo khách mời tham dự có thể dự sự kiện của chúng ta một cách tốt nhất tránh trường hợp họ bỏ về vì quá nắng nóng như vậy sẽ khiết chương trình của chúng ta thất bại. Sẽ có nhiều tình huống phát sinh như việc quạt, điều hòa, hệ thống âm thanh ánh sáng, thiết kế, trang trí,...tất cả các yếu tố khác trong sự kiện khi gặp phải vấn đề rủi ro chúng ta phải thực sự khéo léo, nhanh nhẹn để có được  những hướng giải quyết tốt nhất. Và chắc chắn để có thể xử lý được các tình huống đó một cách tốt nhất, trọn vẹn nhất thì ta phải lường trước được các rủi ro đó để lập kế hoạch xử lý khi những tình huống sự cố xảy ra.

Dưới đây là một số hình anh sự kiện ngoài trời GIC Media đã tổ chức rất thành công cho rất nhiều các đơn vị, doanh nghiệp mà bạn có thể tham khảo:

Cụ thế chi tiết cần tư vấn cũng như tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ngoài trời hãy liên hệ với GIC Media chúng tôi.

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí:
0932191918