Để giúp bạn có được những chuẩn bị căn bản tốt nhất để tạo nên một sự kiện ngoài trời đặc biệt thành công thì bài viết sau đây của chúng tôi sẽ giúp bạn có được những thông tin căn bản và quan trọng nhất khi bắt đầu phương án triển khai một sự kiện ngoài trời. Bất kỳ một sự kiện nào để có được sự thành công tốt nhất chắc chắn đều phải được chuẩn bị kỹ càng dù là sự kiện bên trong hay bên ngoài trời từ ý tưởng, thiết kế, nội dung concept chương trình, cho tới kịch bản cụ thể chạy chương trình,...Tuy nhiên ngoài những điều đó thì việc cự kỳ quan trọng đặc biệt không thể thiếu chính là: Lựa chọn địa điểm, lắp đặt trang trí không gian, lựa chọn hệ thống âm thanh - ánh sáng sao cho phù hợp và phải đảm bảo được an ninh cũng như xử lý được các tình huống ngẫu nhiên. Đây là những yếu tố cực kỳ quan trọng nhất là đối với 1 sự kiện ngoài trời.
Địa điểm
Địa điểm là một trong những yếu tố đầu tiên mà chúng ta phải lựa chọn được. Một địa điểm đẹp là một địa điểm bằng phẳng, có thể lắp đặt dàn dựng theo đúng ý tưởng thiết kế và có không gian phù hợp với chương trình, có diện tích đáp ứng được số lượng khách tham gia chương trình. Đặc biệt trong phần lựa chọn địa điểm nay ta không chỉ lưu ý đến địa điểm cho không gian sự kiện diễn ra mà ta còn phải tính đến điểm gửi xe cho ngần đấy số lượng khách. Thông thường đối với các sự kiện được tổ chức ở không gian bên trong các nhà hàng, khách sạn, trung tâm - hội nghị thì ta sẽ không phải quá lo lắng về địa điểm gửi xe vì tại các điểm đó đã được xây dựng không gian để xe rộng dãi ở các tầng hầm. Tuy nhiên, đối với sự kiện ngoài trời, thì thường sẽ không có không gian gửi xe nên bạn cần phải tính toán và lựa chọn thật kỹ sao cho phù hợp nhất
Âm thanh - Ánh sáng
Sự kiện ngoài trời là sự kiện với không gian mở, thường rộng và thoáng do đó hệ thống âm thanh ánh sáng sẽ có công suất cao hơn so với sự kiện bên trong có cùng quy mô. Do vậy nên để đảm bảo có được một hệ thống âm thanh ánh sáng tốt bạn cần phải lựa chọn dàn âm thanh chất lượng tốt hơn với công suất cao để đảm bảo âm thanh ánh sáng có thể lan tỏa ra đủ không gian sự kiện của bạn.
Trang trí
Có thể nói trang trí là một trong những phần rất quan trọng vì nó tạo nên tính thẩm mỹ cho chương trình. Một chương trình có tính thẩm mỹ cao chắc chắn sẽ gây được ấn tương, đó cũng chính là điểm đánh giá đầu tiên của đối tác khách hàng vì khi họ đến tham gia sự kiện điểm đầu tiên họ quan tâm và nhìn nhận chính là cách trang trí, thiết kế không gian. Và để có thể truyền tại được đúng thông điệp của sự kiện thì trang trí thiết kế phải bám sát concept ý tưởng. Có như vậy mới có thể truyền tải tới khách hàng một cách tốt nhất về thông điệp và sự kiện của bạn
\
An ninh trật tự
Có thể nói, đối với các sự kiện ngoài trời hạn chế rất lớn trong việc an ninh trật tự. Vì nó là không gian mở với diện tích rộng, nhất là với những chương trình lớn làm sao có thể đảm bảo được an ninh trật tự là một bài toán rất khó vì đông người, không gian mở ta rất khó kiểm soát. Do vậy nên, việc sắp xếp đảm bảo đội ngũ an ninh ở tất cả các khu vực trong sự kiện là điều khó thể bỏ qua.
