Để có thể tổ chức được một sự kiện đã khó để sự kiện đó thành công và ghi dấu ấn đặc biệt lại càng khó hơn. Chính vì thế nên, với kinh nghiệm tổ chức rất nhiều sự kiện đã đem được tiếng vang lớn nhiều năm qua GIC MEDIA chúng tôi sẽ chia sẻ đến quý vị một số kinh nghiệm và những lưu ý khi tổ chức sự kiện.
Dưới đây là 5 kinh nghiệm không thể thiếu mà GIC chúng tôi muốn chia sẻ với quý vị:
1. Xác định mục đích rõ ràng của sự kiện đó
Sự kiện thì có rất nhiều thể loại khác nhau như sự kiện dành cho các hội nghị, hội thảo hay là các lễ khởi công, khánh thành, lễ khai trương, bốc thăm, ra mắt sản phẩm và cả lễ kỷ niệm,... Tùy từng dịp mà các đơn vị, doanh nghiệp sẽ có ý định tổ chức các sự kiện khác nhau. Chính vì thế, điều đầu tiên các bạn cần phải biết rõ ràng về sự kiện sắp tới mình tổ chức là thể loại sự kiện nào và mục đích tổ chức sự kiện đó là gì?
Khi đã xác định được rõ về mục đích hướng đến của sự kiện lúc đó bạn mới có thể nắm rõ được khách hàng, đối tượng mình hướng đến là ai từ đó sẽ tính toán được số lượng quy mô khách tham gia và chốt được địa điểm sao cho phù hợp nhất với quy mô chương trình.
Nếu như không xác định được ro mục địch của chương trình thì chúng ta không thể có được tổng thể một chương trình đi theo đúng mong muốn của chúng ta, đây cũng sẽ chính là nguyên nhân dẫn đến một chương trình không thành công, không có được một thông điệp rõ ràng và như thế chắc chắn sẽ không tạo được bất kỳ một dấu ấn nào hết. Và khi không xác định rõ được đối tượng, quy mô khách mời và dẫn đến việc lựa chọn sai địa điểm sẽ kéo theo rất nhiều hệ lụy đằng sau đó.
2. Xây dựng concept
Khi đã xác địch được rõ mục địch hướng tới của sự kiện thì việc xây dựng concept là vô cùng quan trọng. Vì từ chính concept sẽ giúp chúng ta có thể truyền tải được thông điệp mà doanh nghiệp, đơn vị bạn muốn gửi gắm đến khách hàng.
Xây dựng được ý tưởng concept tốt sẽ đảm bảo tất cả tuyến nội dung, các hạng mục từ thiết kế sân khấu, nội dung chương trình sẽ đi theo đúng hướng và tạo ra được một sự kiện ấn tượng.
3. Xác định ngân sách chi giới hạn cho sự kiện đó
Bạn cần xác định ngân sách tối đa cho một sự kiện của doanh nghiệp của mình là bao nhiều để từ đó có thể tính toán cụ thể các hạng mục phù hợp nhất so với mức chi phí bạn bỏ ra. Ngoài ra, bạn cần xác định ra việc chi một khoản cho các kế hoạch dụ trù các tình huống phát sinh khác khi bạn bắt đầu chạy sự kiện.
4. Lên kế hoạch chi tiết
Việc vạch ra một kế hoạch chi tiết, các hạng mục dự định cho một chương trình sẽ đảm bảo giúp bạn có được một sự kiện đi đúng như dự tính và mong ước của mình. Hơn nữa, nó sẽ giúp bạn đảm bảo đựng cân bằng với ngân sách chi.
Đối với những đơn vị ít tổ chức sự kiện, hoặc không có đội ngũ nhân viên chuyên tổ chức sự kiện thì rất khó có thể đủ nguồn nhân lực tạo ra được một sự kiện thành công với ý tưởng tốt nhất. Nên việc đông đảo được các đơn vị lựa chọn hiện nay chính là lựa chọn thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo có được một chương trình thành công tốt đjep nhất.
Nếu như bạn vẫn còn thắc mắc và muốn được tư vấn về việc tổ chức sự kiện sắp tới cho công ty mình thì đừng ngại liên hệ với GIC MEDIA chúng tôi.
Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí:
0932191918
