Đối với những chuyên viên tổ chức sự kiện, làm nghề event chuyên nghiệp chắc chắn sẽ hiểu rõ được việc trong các khâu tổ chức sự kiện thì khâu đầu tiên cũng như có tầm quyết định nhất đến sự thành công của sự kiện đó chính là việc định hình về ý tường, xây dựng nội dung concept cho chương trình đó.
Có lẽ nhiều khách hàng sẽ không hiểu rõ "concept" ở đâu nghĩa là gì? Thực chất concept chính là ý tưởng chủ đạo cho toàn bộ chương trình. Từ ý tưởng đó, phong cách trang trí, set up cho tới các hoạt động đều xoay quanh việc làm nổi bật Concept của chương trình. Từ Concept ấy người ta phát triển tiếp những nhánh ý tưởng nhỏ khác như ý tưởng về thiết kế, ý tưởng về xây dựng hoạt động giải trí, ý tưởng về quà tặng… nhưng phải đảm bảo những ý tưởng đó làm tôn lên Concept.
Nếu như một sự kiện ta xây dựng được ý tưởng - concept tốt thì chắc chắn chương trình đó sẽ tạo được ấn tượng tốt đẹp từ chính nhân viên nội bộ trong công ty, doanh nghiệp đến khách hàng và đối tác của họ. Và từ đó việc truyền thông quảng bá hình ảnh thương hiệu từ sự kiện đó chắc chắn sẽ đáp ứng được đúng theo như kỳ vọng, tiếng vang về thương hiệu đó sẽ không chỉ dừng lại trong một sự kiện kéo dài vài tiếng đồng hồ mà hơn thế nữa nó lan rộng và kéo dài hàng tháng, hàng năm và thậm chí là mãi về sau.
Vậy làm thế nào để có được một concept tốt, độc đáo?
Người làm sự kiện giống như là một người làm kinh tế nhưng mà lại có tâm hồn của một người nghệ sĩ khi vừa phải bay bổng thăng hoa để nghĩ ra được nhưng ý tưởng đột phá, vừa phải thực tế để chắc chắn rằng sự kiện sự kiện sẽ truyền tải được thông điệp về sản phẩm, dịch vụ hay thương hiệu.
Đầu tiên, người được giao quản lý sự kiện cần làm là hiểu rõ mục tiêu, khách hàng của mình xem họ mong muốn điều gì tại sự kiện này rồi cần nắm rõ lĩnh vực, ngành nghề, cho đến tính cách và nét văn hóa riêng doanh nghiệp. Một cái nhìn toàn diện về doanh nghiệp sẽ định hướng rõ ràng cho mục tiêu tổ chức sự kiện bạn đang làm. Khi có ý tưởng, hãy kết hợp với bộ óc sáng tạo của toàn đội để vẽ nên bức tranh sự kiện hoàn thiện.
Những ý tưởng mới lạ, độc đáo có thể khởi nguồn từ những lần tham dự sự kiện của các công ty khác, những chuyến du lịch hay những khi đi ngoài đường. Nhiều người làm nghề sáng tạo ra ý tưởng thường có quá trình dài góp nhặt những ý tưởng, kết hợp từ nhiều ý tưởng khác để tạo ra một ý tưởng của riêng mình”
Việc cuối cùng là làm rõ các chi tiết trong bản phác thảo ý tưởng mới là việc tiếp theo, các yếu tố như không gian sự kiện, banner, backdrop, âm thanh, ánh sáng đến những chi tiết nhỏ hơn như hoa để bàn, bảng chỉ dẫn hay bàn lễ tân,… Bạn phải đảm bảo mọi thứ trở lên tinh tế, thống nhất concept từ trong ra ngoài, và từ đầu tới cuối của sự kiện không mang lại sự nhàm chán hay gián đoạn khi tổ chức event.
Dưới đây là một số concept mà GIC Media chúng ta đã sáng tạo và thực hiện vô cùng thành công, gây được teesng vang lớn cho các đơn vị doanh nghiệp:
